Politique de confidentialité
PREAMBULE
Le présent document « Politique de protection des Données Personnelles » définit et informe toute personne physique dont les Données Personnelles seraient traitées par l’Ordre des avocats du Barreau de REIMS, lorsqu’ils utilisent le présent site accessible à partir de l’URL suivante : www.avocats-reims.fr, et ce conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) adopté le 27 avril 2016 par le Parlement européen et le Conseil.
Dans le cadre de votre visite sur notre site internet, l’Ordre des avocats du Barreau de REIMS recueille vos Données Personnelles afin de les utiliser dans différents traitements de données.
Veuillez noter que cette politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par le Barreau de REIMS, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique.
Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Ces modifications engagent les personnes concernées dès leur mise en ligne.
Il convient par conséquent que l’internaute consulte régulièrement la présente politique de confidentialité et d’utilisation des cookies afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.
1. DEFINITIONS
Donnée à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles ») désigne toute information susceptible de se rapporter à un internaute identifié ou identifiable directement ou indirectement.
Traitement désigne l’opération portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé.
Personne concernée désigne toute personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement utilisant le site internet.
Responsable du traitement désigne la personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement. En pratique et en général, il s’agit de la personne morale incarnée par son représentant légal.
Délégué à la protection des données (DPO) est chargé de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’organisme qui l’a désigné s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par cet organisme.
2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Le Responsable du traitement est le Barreau de REIMS, sis 17 Place du Chapitre 51100 REIMS, inscrit au répertoire SIRENE sous le numéro 305 332 652 et dont le numéro de SIRET est 305 332 652 000 26.
Adresse email : ordre@avocats-reims.com.
3. DÉLÉGUÉ(E) À LA PROTECTION DES DONNÉES
Le Barreau de REIMS a désigné un Délégué à la protection des données (DPO) dont les coordonnées sont les suivantes :
Maître Virginie VIOLA
57 rue de Talleyrand
51100 REIMS
Ce Délégué à la protection des données est en charge notamment de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de protection des données. Il sera votre point de contact privilégié pour l’exercice de vos droits (ci-après).
4. LES CATÉGORIES DE PERSONNES DONT LES DONNÉES SONT COLLECTÉES ET LES DONNEES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS ET TRAITONS
4.1 Les catégories de personnes dont les Données sont collectées
La présente Politique de confidentialité vise les Avocats du Barreau de REIMS et toutes personnes consultant le site internet du Barreau de REIMS.
4.2 Les Données personnelles
Dans un souci de transparence, le Barreau de REIMS prend soin d’informer les Personnes concernées de chacun des Traitements qui les concernent.
Ces informations comprennent les catégories de données traitées, les catégories de Personnes concernées, la ou les finalité(s) du Traitement, la durée de conservation de vos Données, la base juridique du Traitement, les destinataires ou catégories de destinataires, l’existence ou l’absence de transfert de vos Données en dehors de l’Union européenne et le cas échéant, l’existence d’un Traitement automatisé.
4.3 Les finalités
Lorsque le Barreau de REIMS est amené à traiter des données, il le fait pour des finalités spécifiques : chaque Traitement de Données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite qui vous est exposée ci-après.
Pour chacun des Traitements mis en œuvre, le Barreau de REIMS s’engage à traiter uniquement des Données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités définies.
Le Barreau de REIMS veille à assurer la qualité des Données : elles sont mises à jour régulièrement sur déclaration et des procédés sont mis en œuvre pour permettre l’effacement ou la rectification des Données inexactes. En effet, seul l’Ordre des avocats de REIMS est habilité à gérer le tableau de son Ordre, en application du 1° bis de l'article 17 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques.
En cas d’erreur, d’obsolescence, d’incomplétude ou de manière générale, en cas de modifications nécessaires de ces Données, l’avocat est donc invité à se rapprocher immédiatement de l’Ordre des avocats de REIMS.
Les Données que nous traitons proviennent soit des informations que vous nous communiquez directement, soit d’autres acteurs de la vie professionnelle d’un avocat en vertu de la loi.
4.4 La base légale
Lorsque les Données sont obligatoires pour la conclusion du contrat ou pour répondre à des obligations légales ou réglementaires, les formulaires de collecte le préciseront dans les mentions d’informations mises à disposition des Personnes concernées ou dans la politique de confidentialité concernant un service spécifique. En l’absence de communication de ces informations, votre demande pourrait ne pas pouvoir être examinée ou son analyse retardée.
Le Barreau de REIMS n’effectue pas de Traitement de données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ni de Traitement de données génétiques, de données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, ou de données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
Nous collectons et traitons les Données Personnelles suivantes, pour les finalités, la base légale exposées et une durée de conservation déterminée, à savoir :
| Données Personnelles collectées | Finalité | Base légale | Durée de conservation |
| Les Données collectées par le formulaire de contact | |||
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| Les Données collectées par l’inscription à l’une de nos activités | |||
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| Les Données collectées dans l’espace Avocat | |||
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| Les Données enregistrées quand vous naviguez sur notre site | |||
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| Cookies | |||
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5. LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
Les Données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de Responsable du traitement, dans le cadre de l’exploitation de notre site internet.
Peuvent également être destinataires de vos Données en fonction de leur mission et de leur besoin d’en connaître, les catégories de destinataires suivantes :
- Les membres du Conseil de l’ordre et le personnel habilité,
- les fournisseurs,
- les sous-traitants (hébergement, maintenance informatique)
- les navigateurs consultant notre site internet.
Le Barreau de REIMS choisit ses partenaires, qualifiés de « sous-traitants » au sens de la règlementation Informatique et Libertés, en fonction de critères exigés de conformité établis par la réglementation applicable.
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces Données.
Le Barreau de REIMS applique des politiques d’habilitation strictes qui permettent que les Données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
Lorsqu’un prestataire est amené à nous accompagner pour l’accomplissement de l’une ou l’autre de nos missions, nous n’ouvrons l’accès à vos Données qu’en cas d’impérieuse nécessité en lien avec la mission confiée et dans le cadre d’accords de confidentialité et de traitement de Données.
Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de Traitement des Données personnelles par ces derniers.
De même, le Barreau de REIMS effectue ou fait effectuer des audits de sécurité concernant ses prestataires, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des Données.
Les Données d’identification et de coordonnées professionnelles des avocats inscrits au tableau du Barreau de REIMS sont mises à disposition sur notre site internet à destination des internautes, pour assurer notre mission d’information du public (annuaire).
6. LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES
Soucieux de favoriser l’innovation tout en construisant une relation de confiance durable basée sur le respect des droits et libertés des personnes, le Barreau de REIMS accorde une importance particulière à la sécurité de vos Données.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que vos Données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction, l’altération ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Des sauvegardes quotidiennes incrémentales et complètes sont effectuées tous les jours.
Une copie des sauvegardes est effectuée sur un support à froid stocké dans un coffre-fort une fois par mois.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le Traitement de vos Données, le Barreau de REIMS s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des Données à caractère personnel traitées.
Nous procédons à la surveillance des actions suspicieuses avec un système d’alerte et avons mis en place des règles de complexité de mots de passe.
Le Barreau de REIMS met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des Données traitées.
7. HEBERGEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Le site www.avocats-reims.fr est hébergé par :
Gandi SAS
63-65 boulevard Masséna
75013 Paris France
L’hébergeur peut être contacté au numéro de téléphone : 04 42 52 26 77
Les données collectées et traitées par le site sont exclusivement hébergées et traitées en France.
8. LES TRANSFERTS DE VOS DONNÉES
Le Barreau de REIMS ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne.
En tout état de cause, si le Barreau de REIMS devait avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne, il ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposer dans l’Union européenne, ce dont nous vous informerions préalablement.
9. COOKIES
Un cookie (ou témoin de connexion) est un fichier texte de taille limitée qui permet de reconnaître votre ordinateur, votre tablette ou autres aux fins de personnaliser les services que nous vous proposons. Les informations ne permettent pas de vous identifier nominativement.
A l’exception des cookies techniques nécessaires à la fourniture du service, dont la seule finalité est de faciliter l’usage et l’exploitation du site internet, votre consentement exprès sera requis avant toute utilisation de tous autres cookies. Vous pouvez accepter ou refuser le dépôt de cookies à tout moment. Si vous ne souhaitez pas que des cookies soient stockés sur votre terminal, vous pourrez bloquer tous les cookies ou certains d’entre eux en modifiant les paramètres de votre navigateur.
Les cookies seront conservés pendant une durée de 13 mois.
Lors de chaque connexion sur notre site internet, une bannière présentant des informations relatives au dépôt de cookies et de technologies similaires apparaît en bas de votre écran et est accessible à tout moment en cliquant sur le lien « Gestion des cookies » présent dans le pied de page des pages de notre site internet. Cette bannière vous permet d’exprimer votre consentement aux différents cookies ou de les rejeter.
Nous attirons votre attention sur le fait que les cookies de partage des réseaux sociaux sont émis et gérés par l’éditeur du site.
10. VOS DROITS
Le Barreau de REIMS est particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des Traitements de Données qu’il met en œuvre, pour vous garantir des Traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos Données personnelles sont traitées.
10.1. Votre droit d’accès
A ce titre, vous avez la confirmation que vos Données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos Données et des informations concernant :
- les finalités du Traitement ;
- les catégories de Données personnelles concernées ;
- les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les Données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
- lorsque cela est possible, la durée de conservation des Données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- la rectification ou l’effacement de vos Données personnelles, la limitation du traitement de vos Données personnelles, le droit de vous opposer à ce Traitement ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- des informations relatives à la source des Données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des Personnes concernées ;
- l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce Traitement pour les Personnes concernées.
10.2. V otre droit à la rectification de vos Données
Vous pouvez nous demander que vos Données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
En cas d’erreur, d’obsolescence, d’incomplétude ou de manière générale, en cas de modifications nécessaires de ces Données, l’avocat est invité à se rapprocher immédiatement de l’Ordre des avocats de REIMS à l’adresse email : : ordre@avocats-reims.com .
10.3. Votre droit à l’effacement
Vous pouvez nous demander l’effacement de vos Données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
- les Données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- vous retirez le consentement préalablement donné ;
- vous vous opposez au Traitement de vos Données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le Traitement ;
- le Traitement de Données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des Données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si l’un des motifs susmentionnés prévus dans la réglementation applicable est présent mais également si la situation ou le Traitement de Données ayant entrainé la demande relevait :
- de l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
- du respect d’une obligation légale ou de l’exécution d’une mission d'intérêt public ;
- d’une question archivistique dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ;
- de la constatation, de l'exercice ou de la défense de droits en justice.
Ainsi, si aucun des motifs préalables n’était présent ou si la situation était couverte par les limitations énoncées, le Barreau de REIMS ne pourra répondre favorablement à votre demande d’effacement de vos Données.
10.4. Votre droit à la limitation des Traitements de Données
Vous pouvez demander la limitation du Traitement de vos Données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation :
- pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données à caractère personnel ;
- lorsque le Traitement de ces Données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos Données ;
- lorsque nous n’avons plus besoin de vos Données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits ;
- pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposés au Traitement de vos Données personnelles.
10.5. Votre droit de vous opposer aux Traitements de Données
Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un Traitement de vos Données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le Responsable du traitement ou l’exécution d’une mission d’intérêt public (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).
En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos Données à caractère personnel dans le cadre du Traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce Traitement.
Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou que le Traitement de données se justifie pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Vous disposez du droit de vous opposer à la prospection ainsi qu’au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.
En matière de prospection, il est rappelé que vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection par voie postale ou par téléphone de la part du Barreau de REIMS.
10.6. Votre droit à la portabilité de vos Données
Vous disposez du droit à la portabilité de vos Données personnelles.
Toutes les Données de tous les Traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
Ce droit est limité aux Traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.
Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des Données personnelles créées par le Barreau de REIMS.
Les Données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :
- uniquement vos Données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
- les Données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.
Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.
Vous pouvez demander la portabilité des Données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre Responsable de traitement.
Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit, vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.
10.7. Votre droit de retirer votre consentement
Lorsque les traitements de Données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment.
Nous cessons alors de traiter vos Données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.
10.8. Votre droit d’introduire un recours auprès de l’autorité de contrôle
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
En cas de besoin, la CNIL peut être contactée :
- par voie postale : CNIL, Service des plaintes, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07 ;
- par voie électronique : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
Vous pourrez également introduire un recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle compétente si vous considérez que le Traitement de vos Données à caractère personnel, objet de la présente politique de confidentialité, constitue une violation des textes applicables.
10.9. Votre droit de définir des directives post-mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies.
Ces directives particulières ne concerneront que les Traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif définir des directives générales aux mêmes fins.
11. LES MODALITÉS D’EXERCICE DE VOS DROITS - RECLAMATIONS
Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou en cas de demande d’exercice de droit ou de réclamations, vous pouvez nous contacter selon les modalités suivantes :
- par voie électronique à l’adresse suivante : virginie.viola@viola-avocats.com
- par voie postale en s’adressant à : Ordre des Avocats de REIMS, 17 Place du Chapitre, 51100 REIMS.
L’exercice de ces droits supposent de justifier de votre identité par application de l’article 77 du décret n° 2019-536 du 29 mai 2019. Concernant les avocats, la copie de la carte professionnelle est suffisante pour exercer vos droits.
Cette exigence nous permet, notamment, de nous assurer que la personne émettant la demande est bien la Personne concernée. Cette mesure de sécurité vise à vous protéger contre des demandes illégitimes.
Pour vous répondre, le Barreau de REIMS disposera alors d’un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, éventuellement augmenté de deux mois en cas de nombreuses demandes simultanées ou concomitantes dans le laps de temps imparti et/ou d’une certaine complexité de fond ou de forme relative à ladite demande.
12. ACCEPTATION PAR L’UTILISATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
En naviguant sur le site, la Personne concernée atteste avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en accepte les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le Traitement de ses Données à caractère personnel, ainsi que l'utilisation de fichiers "cookies".
13. MODIFICATION DU PRESENT DOCUMENT
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.